La firma digitale si può apporre su qualunque documento informatico: bilanci e atti societari, fatture, notifiche, moduli per l'iscrizione a pubblici registri, comunicazioni alla pubblica amministrazione.

La firma digitale presenta vantaggi in termini di semplificazione dei rapporti tra aziende e tra queste e gli enti pubblici ed è perfettamente equiparabile alla firma autografa.
E' in sintesi il risultato di una procedura informatica che consente a chi firma un documento digitale - file di scrittura, foglio elettronico o immagine in tutti i formati autorizzati - di rendere manifesta e garantire:

• l'autenticità
• la paternità
• l'integrità del documento.

I casi di utilizzo della firma digitale, infatti, tanto nella pubblica amministrazione quanto nelle imprese, sono sempre più numerosi.

Un documento, oltre ad essere firmato digitalmente, può essere datato con il servizio di marcatura temporale. Ciò consente di dotare il documento di un riferimento di tempo, data ed ora certe, opponibile ai sensi di legge.